Como planejar um retiro de negócios

Por Equipe QuickBooks

6 min de leitura

por Jaimy Ford

Às vezes, para sair da rotina e realmente repensar seu planejamento estratégico, é necessário mais do que algumas longas reuniões no escritório. De vez em quando, você precisa reunir a tropa e sair para um verdadeiro retiro de trabalho.

Sair dos limites do escritório permite diminuir o ritmo, refletir, desconectar-se dos detalhes banais do trabalho e realmente mergulhar no brainstorming, no pensamento criativo, na resolução de problemas, na formação da equipe e no planejamento.

Siga estas oito etapas para planejar um retiro de negócios que deixará toda sua equipe revigorada e entusiasmada para encarar um desafio novo e empolgante:

1. Nomeie alguém para gerenciar o processo.

Pode ser você, um funcionário em quem você confie para gerenciar os detalhes ou um agente de viagens de negócios experiente. Certifique-se de que uma pessoa será responsável pelo gerenciamento de todos os detalhes, inclusive das reservas de todos os voos ou ônibus, de um espaço de trabalho, dos alojamentos, de restaurantes e assim por diante. Não espere que cada pessoa reserve seu próprio voo e acomodações. Algumas deixarão para o último minuto, o que pode aumentar drasticamente as despesas com transporte e hotel. A pessoa designada para gerenciar o retiro também deve coletar e aprovar todas as despesas de viagem e servir como ponto de contato para os participantes antes e depois do retiro.

Importante: para estadias de pernoite, não se esqueça de planejar as acomodações respeitando a privacidade e o conforto dos funcionários. Se você não puder pagar quartos individuais, certifique-se de que os quartos são separados por gênero (a menos que haja casais de funcionários). Não se esqueça de oferecer aos funcionários a possibilidade de solicitar quartos privados, no caso de um funcionário precisar de espaço próprio por motivos médicos ou pessoais.

2. Defina o objetivo.

Planeje um retiro de negócios somente se você estiver tentando inovar com novos produtos, serviços, processos ou uma nova cultura. Se você deseja manter o status quo, não perca seu tempo e dinheiro com um retiro. Além disso, em termos muito específicos, defina pelo menos três metas para o retiro e compartilhe-as com todos os participantes antecipadamente para que eles tenham tempo para pensar sobre elas.

Dica: seja específico com as metas. Em vez de afirmar que uma meta é o “desenvolvimento de produtos”, diga: “Nós vamos criar um plano para lançar um novo produto em 2014”.

3. Defina o orçamento.

O valor obtido com o retiro pode não ser suficiente para compensar o custo; portanto, se o dinheiro estiver curto, não exagere. Estabeleça o que você pode pagar por dia e limite-se a esse valor. Será necessário levar em conta quartos de hotel, refeições, lanches e bebidas ao longo do dia, bem como despesas com transporte e entretenimento para cada funcionário. Você está pedindo aos funcionários para deixarem seus familiares e suas vidas de lado. Portanto, não os force a ficarem em um hotel precário com comida ruim. Eles não vão aderir ao propósito do retiro se estiverem descontentes. Uma estadia de pernoite em um resort de qualidade com todas as amenidades será mais bem recebida do que três noites em uma espelunca.

4. Escolha a hora e o local.

Qual é a melhor época para você? Você provavelmente optará pelo período em que os negócios estão mais lentos, mas também leve em consideração as estações (por exemplo, se quiser participar de atividades ao ar livre, o final da primavera e o início do verão costumam ser as melhores opções). Escolha também um local. Você quer relaxar em um resort tranquilo, ir para um centro de formação de equipes com muitas atividades ou aproveitar a vida noturna e a agitação de uma grande cidade? Deseja descanso e tranquilidade para ajudar os funcionários a meditar e planejar, aventura para ajudá-los a se divertirem juntos e formarem vínculos ou uma grande cidade para despertar o entusiasmo e a criatividade? O orçamento e o tempo terão papéis importantes na sua decisão, mas você também deve escolher um local que permita maximizar os benefícios do retiro.

Importante: certifique-se de que suas necessidades técnicas e de espaço podem ser atendidas. Se você precisar de um projetor e uma tela, o hotel poderá disponibilizá-los ou será necessário levá-los? Se o grupo será dividido em equipes, certifique-se de que há espaço suficiente para acomodar confortavelmente cada equipe.

5. Crie a lista de convidados.

Em seguida, elabore uma lista de participantes, com base em quem tem as contribuições e os conhecimentos essenciais para o processo. Talvez toda a organização deva participar para que você se beneficie com as perspectivas e o feedback de todos, ou talvez seja necessário limitar o grupo a poucas pessoas devido a questões orçamentárias ou de confidencialidade. Se você decidir convidar um grupo seleto, isso deve ter por base a posição dos funcionários na empresa (por exemplo, somente gerentes e vice-presidentes), o departamento em que trabalham (por exemplo, só a equipe de marketing) ou outra categoria profissional claramente definida. Evite escolher seus favoritos ou basear a lista em suas preferências. Isso não somente causará ressentimento, mas poderá resultar, em alguns casos, em um processo por discriminação (se você excluir todas as mulheres, por exemplo). Se você tiver recursos, considere convidar clientes, fornecedores, parceiros ou investidores que também possam oferecer ideias.

6. Nomeie um facilitador.

Você precisa de alguém para criar pautas e conduzir cada sessão, garantindo que todos permaneçam concentrados nos tópicos, abordem os itens de ação e cumpram as metas da sessão. Caso contrário, os debates podem perder o rumo, e não haverá qualquer progresso.

O facilitador pode ser você, um instrutor profissional contratado para conduzir as sessões ou diferentes membros da equipe, nomeados para facilitar sessões menores. Contratar um profissional pode ser caro, e pode ser impossível para você conduzir todas as sessões. Assim, a última opção permite que você divida a carga de trabalho e pode animar as sessões, desde que os participantes não tenham que ouvir a mesma pessoa durante todo o retiro.

7. Prepare os participantes.

Decida as diretrizes, as regras e os processos que serão usados durante as sessões bem antes do retiro. Vocês se dividirão em pequenas equipes e se reunirão mais tarde em um grupo maior? Nesse caso, quem será o líder da equipe para esses pequenos grupos? As pessoas precisam trazer ideias e pesquisa para o retiro ou tudo será pensado durante o retiro? Você vai finalizar decisões durante o retiro ou simplesmente conceber ideias para levar de volta e explorar? Os funcionários devem saber exatamente o que esperar para garantir uma viagem tranquila e produtiva.

8. Não sobrecarregue os participantes com trabalho.

O objetivo de um retiro é dar aos participantes uma oportunidade para se libertar da rotina do trabalho e abrir espaço para o pensamento criativo. Se você programar cada minuto do retiro, eles vão se sentir sobrecarregados e exaustos, o que será contraproducente.

Planeje sessões, mas também dê aos funcionários tempo livre para relaxar. Além disso, inclua no orçamento e na programação refeições e atividades em que todos possam desfrutar juntos do tempo livre. As inovações acontecem o tempo todo em jogos de golfe, jantares casuais e outras atividades que oferecem aos funcionários a chance de se relacionar e formar vínculos. Além disso, saber que há uma atividade divertida na programação ou que eles terão uma oportunidade de visitar um lugar novo deixará os funcionários empolgados em participar do retiro, e isso aumentará as chances de que ele seja um sucesso.

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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