Escrituração de partidas dobradas: guia completo

por Equipe QuickBooks

6 minutos de leitura

O sistema de escrituração de partidas dobradas é um dos sistemas padrão usados por pequenas e grandes empresas atualmente. Na verdade, ele tem sido utilizado por mais de 500 anos, desde os mercadores de Veneza, e permanece relevante. Este guia oferece tudo o que você precisa saber sobre seu uso e por que ele funciona como um sistema de contabilidade.

A teoria por trás da escrituração de partidas dobradas

No coração da escrituração de partidas dobradas está o conceito de que cada transação envolve pelo menos duas contas, se não mais. Se uma empresa obtém um empréstimo, por exemplo, sua conta corrente aumenta com os fundos do empréstimo, mas também aumenta sua conta do passivo na categoria de conta conhecida como empréstimos a pagar. Da mesma forma, se uma empresa adquire um anúncio impresso, sua conta corrente diminui enquanto aumenta sua conta de despesas, na categoria de conta de despesas de publicidade.

A ideia central é manter sempre um equilíbrio, de modo que o sistema de escrituração de partidas dobradas possa usar o que é conhecido como equação contábil. Gosto de chamá-la de equação da “conformidade financeira”. A equação é assim:

Passivos + Patrimônio líquido do proprietário = Ativos

Vejamos essa equação no contexto do exemplo do anúncio impresso. A despesa do anúncio, um passivo, levou a uma diminuição do patrimônio líquido do proprietário por meio do desembolso de dinheiro para pagar pelo anúncio.

Outro componente do conceito de partidas dobradas é que os valores inseridos como débitos devem ser iguais aos valores adicionados como créditos em contas de livro razão.

Em cada um desses componentes, a ideia geral é de que cada transação resulta em dois efeitos que devem ser contabilizados, o que também é conhecido como o Princípio da Dualidade. Esse princípio significa que, mesmo que uma empresa esteja gastando dinheiro das suas contas, elas estão ganhando algo em troca, como o anúncio ou algo diferente (por exemplo, equipamentos de escritório, suprimentos). Sem o reconhecimento de que há a obtenção de um ativo para cada despesa, um sistema de contabilidade só forneceria uma visão muito limitada de como uma empresa gerencia seu dinheiro.

Cada transação é inserida em uma planilha ou documento de livro razão — uma conta (componentes de ativo, passivo e patrimônio líquido) de livro razão de balanço patrimonial (formato XLS) ou conta (receitas e despesas) de livro razão de demonstração do resultado do exercício (XLS) — com colunas para lançamentos de débito e de crédito:

  • Os lançamentos de débito, no lado esquerdo de uma transação, criam determinados efeitos, como um aumento nas despesas ou nos ativos e uma diminuição na receita, no patrimônio líquido ou no passivo.
  • Nos lançamentos de crédito, no lado direito de uma transação, ocorrem outros efeitos, incluindo uma diminuição nas despesas ou nos ativos e um aumento na receita, no patrimônio líquido ou no passivo.

Aplicação do sistema de contabilidade de partidas dobradas

Para ilustrar o que essa teoria significa como parte da contabilidade real, veja a seguir alguns exemplos de como ela é aplicada:

  • A compra de um equipamento com dinheiro em espécie mostra um débito para o equipamento e um crédito para o dinheiro em caixa, resultando em uma diminuição em ativos.
  • O recebimento de juros de um depósito dinheiro em uma conta bancária corporativa resulta em um débito para o dinheiro recebido juntamente com um crédito para receita financeira, o que significa um aumento na receita.
  • A emissão de ações ordinárias para dinheiro em caixa no seu negócio resulta em um débito para o dinheiro recebido e representa um aumento em ativos, enquanto deve haver um crédito para o capital social, o que representa um aumento no patrimônio líquido.
  • O recebimento do principal de um empréstimo bancário é um débito para o dinheiro recebido e resulta em um aumento em ativos, enquanto o crédito ocorre na conta de empréstimo bancário e representa um aumento no passivo.
  • O pagamento de uma conta de energia elétrica deve ser inserido como um débito em despesas de serviços públicos e resulta em um aumento nas despesas, enquanto um crédito deve ser adicionado em dinheiro em caixa e resulta em uma diminuição em ativos.

Embora geralmente simples, essas entradas podem se tornar cada vez mais complexas quando envolve mais de duas contas. Exemplos de diversos tipos de transações mais complexas estão disponíveis on-line para servir de modelo.

Configuração e prática padrão para contabilidade de partidas dobradas

Ao configurar os registros financeiros de uma empresa, é importante criar uma lista detalhada conhecida como um plano de contas. Normalmente, um software de contabilidade oferece sugestões sobre o tipo de contas comumente necessário para uma empresa.

Após essa configuração, o plano de contas é usado como um ponto de referência sempre que duas ou mais contas são selecionadas para a inserção de uma transação no livro razão. Com o tempo, mais contas podem ser adicionadas ao plano de contas, enquanto outras podem ser excluídas se você perceber que nunca serão usadas.

Normalmente, o primeiro lançamento é a conta e o valor que deve ser debitado. A próxima linha mostra a conta e o valor que deve ser creditado, que é recuado para que possa ser diferenciado com facilidade do lançamento que o acompanha. Cada um desses lançamentos de duas linhas é conhecido como uma entrada do livro diário.

Graças ao software de contabilidade, isso é feito automaticamente ao inserir valores e designar a conta conectada. Melhor ainda é o fato de que o software de contabilidade pode gerar esses lançamentos automaticamente no momento da preparação de uma fatura de vendas ou de um cheque. O uso de software para ajudar a gerenciar tarefas comuns, como o faturamento e o monitoramento de despesas, aumenta a precisão e poupa tempo.

Outras vantagens da escrituração de partidas dobradas

O uso da escrituração de partidas dobradas oferece muitas vantagens. Elas incluem a capacidade de perceber erros de cálculo e o benefício de ter informações financeiras detalhadas que contribuem para o desempenho financeiro. Esse sistema também agiliza o processo de compilação de dados relevantes para a criação de demonstrativos financeiros importantes, como uma demonstração do resultado do exercício e um demonstrativo de patrimônio líquido.

Com essas vantagens, faz sentido utilizar esse método de escrituração para o seu negócio. Embora leve algum tempo para dominar esse sistema, há vários guias, tutoriais e dicas on-line que podem ajudar. Para começar a aprender mais, leia nosso artigo sobre os dez erros contábeis comuns que os proprietários de pequenas empresas devem evitar.

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