Veja erros de contabilidade que prejudicam pequenas empresas

por Equipe QuickBooks

3 minutos de leitura

A contadora especializada Teresa D. Davis entende bem de erros contábeis de pequenas empresas. Como parceira da empresa de contabilidade Hill & Davis, ela trabalha com empresários que vão de paisagistas a profissionais locais. A maior parte dos erros contábeis das pequenas empresas é fácil de corrigir, mas é ainda mais fácil evitá-los depois que você os conhece.

  • Os três erros contábeis mais cometidos em pequenas empresas

Davis afirma que os três erros que ela vê com maior frequência no seu dia a dia profissional incluem: não conciliar contas bancárias regularmente, não aplicar pagamentos a recebíveis em aberto e não fazer o backup de dados.

Quem não está correndo contra o tempo? Pular tarefas de gerenciamento financeiro de rotina pode parecer uma economia de tempo, mas acaba se tornando um desperdício mais tarde, quando os erros forçam você a desemaranhar os nós da contabilidade. Dois dos três principais erros contábeis citados por Davis incluem itens que os empresários frequentemente ignoram para poupar tempo.

“Não conciliar as contas bancárias regularmente é um erro que vejo com muita frequência”, afirma.

Outro problema comum citado por Davis é não aplicar pagamentos a recebíveis em aberto. Muitas empresas registram seus depósitos bancários e não aplicam os pagamentos a recebíveis. Esses erros levam a dados contábeis incompletos ou incorretos, mostrando recebíveis em aberto que estão, na verdade, pagos. Um erro semelhante é registrar pagamentos em cheque sem vinculá-los às contas a pagar.

“Com frequência, vejo clientes esperarem até o fim do ano para inserir os dados. Na pressa, não conseguem conciliar as contas bancárias”, afirma Davis. “Não fazer a conciliação das contas bancárias pode resultar na perda de deduções e/ou em números incorretos. É melhor inserir a atividade conforme ela acontece. Concilie as contas bancárias assim que o extrato bancário estiver disponível”, recomenda. Isso proporcionará saldos de caixa precisos e ajudará a evitar lacunas nas suas informações.

  • Entenda e use todas as funções e ferramentas do seu software financeiro

Davis, consultora local do QuickBooks, trabalha com muitos empresários do seu ramo configurando e usando o QuickBooks. Ela observa que muitas pessoas estão animadas para usar o programa, mas não sabem como usá-lo corretamente. Ela dá um exemplo: “Vejo situações nas quais o empresário fatura um cliente e, quando o pagamento é recebido, é depositado diretamente na conta corrente”. Mas “isso não remove o saldo do cliente, a menos que o pagamento seja primeiramente marcado como ‘recebido” no módulo do cliente”, explica.

Por fim, Davis menciona algo que é comum a todos os dados de pequenas empresas, não somente aos contábeis: a ausência de backup em um disco rígido externo. “Não fazer backup regularmente pode ser alarmante”, diz. “Computadores travam o tempo todo e, geralmente, quando isso acontece, perdemos a maior parte dos nossos dados.”

Para evitar que isso aconteça, Davis recomenda a seus clientes que façam backup diariamente, se possível. “Talvez você nunca precise dele, mas, se o seu computador travar, você ficará aliviado por ter feito o backup.”

  • Arrumar a casa

Você cometeu um desses três erros contábeis? Nunca é tarde demais para mudar. Siga em frente e use estas dicas para manter sua contabilidade no caminho certo.

  • Escolha um dia para inserir dados e registre-o no seu calendário como um compromisso de negócios. Dessa forma, você assume um compromisso consigo mesmo (e com a sua equipe de contabilidade, se tiver) para atualizar seus registros.
  • Faça backup dos seus arquivos sempre que atualizar seus registros contábeis.
  • Certifique-se de aplicar pagamentos aos recebíveis no seu software financeiro. Não insira os pagamentos somente como um depósito no banco: isso não limpará um recebível do sistema, e você terá uma grande bagunça para organizar no fim do ano fiscal.

Com essas dicas e um pouco de esforço, é possível evitar facilmente os erros contábeis mais comuns das pequenas empresas.

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