Gerencie seus recibos e acabe com a desorganização

por Equipe QuickBooks

4 minutos de leitura

Como proprietário de uma pequena empresa, o gerenciamento das suas despesas pode ser um trabalho em tempo integral. Lidar com recibos, contas e faturas pode levar você a se afogar em pilhas de papéis. No entanto, não há como exagerar a importância de manter seus recibos organizados. No final do ano, você estará feliz por ter mantido tudo em ordem ao chegar a hora de fazer seu imposto de renda.

Veja algumas maneiras de diminuir a desordem e se organizar.

  1. Defina um sistema organizacional

Ao solicitar despesas corporativas, especialmente para itens como entretenimento ou alimentação, é necessário relatar informações muito específicas, incluindo o propósito corporativo do evento. Mas a informação é praticamente inútil, a menos que esteja acessível. Simplesmente afirmar que gastou US$ 200 em um jantar com um novo cliente não é o suficiente. Você precisa ter os nomes dos participantes e seus cargos, bem como a data do evento e o restaurante.

Uma forma de registrar essas informações é escrevê-las diretamente no recibo. Se escrever no recibo não funcionar para você, também é possível registrar todos os seus compromissos em um e-mail. Se escolher esse método, ainda será necessário revisitar o compromisso posteriormente e inserir os detalhes sobre o preço do jantar. Um método ainda melhor é manter um calendário preciso que liste data, local e as pessoas que você encontrou.

  1. Mantenha registros permanentes

A Receita Federal exige que você mantenha os recibos usados para qualquer solicitação por até seis anos. Mas todos sabem que a tinta dos recibos desaparece rapidamente, mesmo após alguns meses. Além disso, o que acontece se sua carteira cair em uma piscina ou se houver um acidente ou desastre natural que torne os arquivos físicos ilegíveis?

Com a tecnologia de hoje, é realmente muito fácil solucionar esses problemas. Você pode usar o celular para tirar uma foto do recibo, mas certifique-se de poder ver todas as informações claramente. Também é possível usar um scanner para transformar os recibos em arquivos JPEG ou PDF. A conversão digital dos recibos em papel também economiza espaço de armazenamento.

Certifique-se de fazer backup dos seus arquivos digitais. Uma falha no sistema que apagou todos os seus registros não é uma desculpa aceitável para a Receita Federal. Também é uma boa ideia manter a cópia física dos recibos como backup.

  1. Categorize compras individuais (não somente recibos)

Você pode ter um cartão de crédito especificamente para a empresa e, portanto, presumir que os demonstrativos do cartão de crédito são por si só suficientes para a manutenção dos registros. Infelizmente, isso não é verdade.

Os demonstrativos do cartão de crédito nunca são detalhados por item, de forma que as compras que você fez, mesmo em lojas de materiais de escritório, serão apenas grandes valores sem o recibo correspondente. A Receita Federal quer ver os detalhes, que somente podem ser encontrados no próprio registro detalhado.

  1. Melhor ainda, guarde tudo

Infelizmente, essa é a difícil realidade. A necessidade de discutir com a Receita Federal sobre isso consome muito tempo precioso, que você poderia evitar se guardasse os recibos em primeiro lugar.

  1. Você precisa de ajuda (provavelmente)

Como dito no início, o gerenciamento das despesas pode ser um trabalho em tempo integral, e você pode realmente não ter tempo para isso. Também é possível que organizar recibos e despesas não seja seu ponto forte, e não há problema nisso.

Opções de gerenciamento de recibos

Se precisar de ajuda, estão disponíveis programas que tornam a organização dos seus recibos muito mais fácil. Aqui estão algumas opções que podem atender às suas necessidades.

NeatReceipt: Talvez você se lembre de ver anúncios do NeatReceipt. Inicialmente, o Neat oferecia pequenos scanners de recibos em três tamanhos diferentes, juntamente com o software proprietário que permite a digitalização de recibos. Disponível nas plataformas PC e iOS, o software do Neat lê e categoriza seus recibos, além de torná-los pesquisáveis. O Neat também foi expandido para incluir uma opção de armazenamento na nuvem que interage com o seu smartphone. Como a funcionalidade do Neat tem um preço alto, é necessário avaliar o custo em relação às suas necessidades.

Expensify: O Expensify interage com os programas de contabilidade mais usados, como o QuickBooks, facilitando ainda mais a importação dos dados dos recibos para seus demonstrativos financeiros. É possível adicionar recibos manualmente ou usar os aplicativos móveis do Expensify para tirar uma foto e fazer o upload para o programa.

Receipts by Wave: Disponível on-line, em dispositivos móveis e por e-mail, sua conta Wave reúne todas as suas informações de recibos na nuvem. Projetado especialmente para pequenas empresas com nove funcionários ou menos, o Wave é uma solução flexível que é gratuita para pequenas empresas.

Há muitas outras opções para o gerenciamento de recibos, mas a melhor maneira de determinar a escolha certa para você é analisar os diferentes recursos em relação às suas necessidades. Muitos desses programas oferecem períodos de avaliação gratuitos, para que possa se certificar de que eles realmente funcionam para você antes de se comprometer de forma integral.

Se a organização é um problema empresarial que afeta mais que seus recibos, talvez você esteja perdendo produtividade por conta da frustração associada com a desorganização. Ajude você mesmo a encontrar esses clipes com mais rapidez com os cinco passos para a organização no trabalho.

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