Saiba como elaborar um orçamento eficaz

por Equipe QuickBooks

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Orçamentos funcionam como roteiros para o futuro da sua empresa. Quando você estabelece orçamentos por departamento e para toda a empresa, todos na equipe sabem as metas que você almeja e os parâmetros a serem seguidos. Com eles, você pode avaliar o sucesso ou fracasso em relação ao plano padrão a qualquer momento, podendo ajustá-los ao longo do ano conforme a necessidade para garantir que as metas de negócios sejam atingidas ou superadas.

Elaborar um orçamento não precisa ser uma tarefa complicada. Na verdade, pode ser uma tarefa muito simples e, mais do que isso, uma experiência esclarecedora. Seguindo o passo a passo da elaboração de orçamentos, é possível aprender mais sobre sua empresa, além de descobrir o que pode fazer para atingir suas metas.

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Você pode criar todos os orçamentos que desejar, mas será perda de tempo se forem criados sem qualquer base ou ninguém prestar atenção neles. Para definir as diretrizes orçamentárias, você deve primeiro identificar e comunicar suas metas. O segredo é definir metas realistas e baseadas em diversos fatores.

Veja três dicas para ajudar você com os primeiros passos, seguidas por um breve guia que mostrará como elaborar um orçamento sólido adequado para sua empresa:

1 – Analise seu histórico de crescimento

Sua empresa cresceu 5% em ritmo constante ao longo dos anos? Ou seu gráfico de crescimento está mais parecido com uma cordilheira, cheio de picos e vales ao longo do tempo? Você consegue determinar por que sua empresa cresceu dessa forma? Esses fatores serão mantidos no próximo ano?

Podemos descobrir muito sobre o futuro olhando para o passado. Revise seu histórico de crescimento para saber se as metas que você definiu para o próximo ano são realistas ou talvez um pouco agressivas.

2 – Identifique as tendências do setor

Nenhuma empresa vive isolada e somos todos afetados pelo que acontece no mundo. Por isso, vale a pena observar o que ocorre não só no seu setor, mas também nos setores que você atende.

Muitas organizações de comércio publicam dados do setor que permitem traçar uma comparação entre a sua e outras empresas. Por exemplo, no setor hoteleiro, sites como o STRGlobal.com permitem que hotéis participem de um relatório de referência que detalha números de desempenho geral dos hotéis no seu mercado para depois receber uma cópia.

3 – Peça ajuda aos seus funcionários

Para pequenas empresas com funcionários, uma dica válida é pedir feedback e ajuda para sua equipe.

Em primeiro lugar, eles podem conhecer tendências do setor e despesas futuras que você nem imagina. Em segundo lugar, e mais importante, eles ficarão mais envolvidos e se sentirão responsáveis por cumprir o orçamento se fizerem parte do processo desde o início.

Embora você possa ter uma visão melhor do quadro geral da empresa, seus funcionários podem muitas vezes contribuir com ideias sobre problemas do dia a dia que exercem grande influência sobre o orçamento. Trabalhando em conjunto, você tem mais chances de identificar metas realistas para a empresa que servirão de base para um orçamento mais inteligente, o que nos leva ao próximo ponto.

Como elaborar um orçamento?

Agora que você já analisou o histórico da sua empresa, observou as tendências do setor e consultou seus funcionários, já é possível definir algumas metas realistas para o ano seguinte. Como usar essas informações para criar o orçamento ideal? Vamos descobrir.

1 – Comece com o objetivo final (dinheiro)

Podemos ter todas as metas do mundo mas, se não tivermos dinheiro para nosso sustento e o de nossas famílias, de nada adianta ter metas. Saiba exatamente de quanto dinheiro você precisa todos os meses para manter sua empresa e separe essa quantia antes de gastá-la em itens que não são críticos para as operações diárias.

2 – Faça uma lista das despesas projetadas, começando pelas fixas

Se você tiver alguma experiência de mercado, já deve ter uma boa noção das despesas fixas que terá no próximo ano. As despesas fixas são aquelas que não se alteram com flutuações na receita, nas vendas ou na produção. Entre elas estão aluguel, seguro, mensalidades e, dependendo do seu setor, salários.

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3 – Faça uma lista das despesas variáveis esperadas

Diferente dos custos fixos, as despesas variáveis podem aumentar ou diminuir com base nas atividades da sua empresa. Por exemplo, as despesas de uma fábrica deveriam levar em conta que os custos com matéria-prima crescem na medida em que aumenta a produção. Por outro lado, uma empresa de prestação de serviços pode observar um aumento nas despesas com folha de pagamento se a receita crescer e for necessário expandir a equipe (mais trabalho requerem mais pessoas para realizá-lo).

Com base nas metas definidas, nos padrões passados da empresa e nas tendências do setor, que despesas variáveis você espera ter em sua empresa no ano seguinte?

Definidas essas despesas, determine a porcentagem da receita que representa as despesas variáveis. Chegue a esse valor dividindo as despesas variáveis de um período de 12 meses pela receita geral no mesmo período. Mantenha esse número à mão, pois precisará dessa porcentagem mais tarde.

4 – Crie a receita projetada

Após identificar e listar as despesas previstas, é hora de falar sobre quanto dinheiro você espera trazer para a empresa. Ao identificar suas metas, você provavelmente pensou sobre o que faria para atingi-las e é aí as coisas complicam.

Quanta receita você espera trazer a cada mês e ao ano? Se possível, especifique a receita por departamento ou linha de produtos para compor um quadro verdadeiramente realista sobre a fonte de sua receita no ano.

Acrescente esses números ao orçamento. Use este formato básico:

Receita projetada – Despesas variáveis – Despesas fixas = Receita líquida projetada

Agora, o momento da verdade: Sua receita líquida projetada corresponde à quantia que você precisa? Se não, como corrigir isso? Existem outras maneiras de diminuir as despesas variáveis ou aumentar a receita que ainda não tenham sido tentados?

Muitas vezes, o processo de elaborar o orçamento pode revelar ótimas oportunidades ou problemas que devem ser solucionados. Não se assuste ou se preocupe com isso. Você está descobrindo informações valiosas que ajudarão você a tomar decisões fundamentadas e garantir que sua empresa seja financeiramente sólida.

5 – Lembre-se de seguir o orçamento!

Para aproveitar o orçamento ao máximo, você deve usá-lo. Não adianta criar um ótimo plano para depois deixá-lo em uma gaveta. Siga o orçamento e atualize-o durante o ano conforme necessário. Embora você tenha se esforçado para projetar a influência do ano seguinte no seu orçamento, ninguém consegue prever o futuro. As atualizações são necessárias e esperadas de tempos em tempos. Analise como a realidade se compara às projeções e faça as alterações necessárias.

A maioria dos sistemas de contabilidade consegue gerar um simples relatório que compara o orçamento à realidade. O fato de você ter um plano que pode ser usado em comparações e avaliações já é uma grande vantagem. A visão e o controle que essas informações trazem é surpreendente, e eles ajudarão você a tomar decisões melhores e adaptar-se às mudanças conforme elas ocorrem.

Artigo escrito por Cathy Iconis, CEO do Iconis Group, empresa americana especializada em auxiliar pequenas empresas com finanças.

 

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