Como criar uma fatura

por Equipe QuickBooks

3 minutos de leitura

Criar uma fatura com aparência profissional não somente ajuda a legitimar seu negócio ou serviço como também permite que você receba com precisão e eficiência. Ao criar faturas para a sua empresa ou para você mesmo como um prestador de serviços independente, não se esqueça de sempre incluir o seguinte:

  • Cabeçalho: A palavra FATURA deve estar em letras grandes e centralizada na parte superior do documento.
  • Nome e endereço do pagador: A empresa ou a pessoa que está emitindo o pagamento deve ser listada, juntamente com o endereço para correspondência.
  • Nome e endereço do beneficiário: O nome da pessoa ou empresa a ser paga deve ser listado, juntamente com o endereço para correspondência. O endereço de e-mail do beneficiário também é suficiente. Se o endereço para correspondência for desconhecido, a fatura será entregue por e-mail, e os pagamentos serão transferidos eletronicamente em vez de por cheque.
  • Lista detalhada de mercadorias ou serviços: Dependendo do tipo de trabalho que está sendo cobrado, deve ser listada uma descrição do serviço feito. Por exemplo, se a fatura for para um determinado produto, o nome do produto, a quantidade, o preço por unidade e o preço total devem ser listados na fatura, normalmente em colunas alinhadas na página.
  • Se a fatura for para serviços (por exemplo, a conclusão de um projeto de design ou escrita), devem ser listados o nome do projeto, uma breve descrição do tipo de trabalho (ou seja, design gráfico, escrita) e o valor por hora ou a taxa fixa. Se for um valor por hora, o número de horas trabalhadas deve ser incluído. Se o pagamento for por partes, cada parte concluída deve ser listada separadamente.

Abaixo da listagem de produtos ou serviços cobrados, deve haver um total da fatura identificado claramente para evitar confusões indevidas.

  • Data: É importante incluir a data de emissão da fatura e as datas de conclusão do trabalho ou de quando os produtos foram encomendados ou entregues. Você pode discutir essa preferência com o cliente ou a empresa para facilitar o processamento para ambos.
  • Número da fatura: Geralmente, não é necessário um número de fatura, mas pode ajudar a manter as faturas organizadas. Organizações maiores normalmente têm sistemas de cobrança complicados que podem exigir um determinado número ou código de fatura. Lembre-se de conversar sobre isso com seu cliente antes de enviar a fatura. Não importa qual sistema você usa, certifique-se de que o número de fatura aumente de modo incremental a cada envio.
  • Prazos: É necessário indicar os prazos de pagamento. Como pagador ou beneficiário, é importante que todos tenham uma expectativa de quando o pagamento será feito. A maioria das faturas tem um prazo de 30 dias, ou seja, elas devem ser pagas dentro de 30 dias a partir do recebimento para evitar multas por atraso ou penalidades. Isso geralmente é escrito como “30 dias” na fatura. Cada organização deve estabelecer seus próprios prazos de pagamento, dependendo do seu tipo de negócio e do tipo de fornecedores com quem trabalham.

Há bem poucas exigências para uma fatura, mas incluir essas informações pode ajudar a garantir que você receba pagamentos integrais e no prazo. Para criar e enviar faturas profissionais, use nossa ferramenta de faturas personalizada e gratuita.

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