Guia DANFE: tudo o que você precisa saber

por Equipe QuickBooks

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O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) trata-se de uma representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica. Apesar de não substitui-la, o DANFE tem funções muito importantes, como a de comprovar a existência da nota fiscal, acompanhar a circulação de produtos, auxiliar na escrituração contábil, entre outras. Você está precisando emitir um DANFE e se sente perdido no meio de tanta informação? Então confira esse guia, que foi elaborado justamente para te auxiliar!

O que é o DANFE?

A sigla DANFE, como visto acima, significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Esse documento representa graficamente a NF-e, que só existe de forma digital. Em outras palavras, o DANFE é um documento impresso com todas as informações principais da Nota Fiscal Eletrônica, e é muito usado para a circulação de produtos. Por exemplo, um caminhão que roda sem o DANFE pode levar uma multa, em caso de fiscalização.

É importante frisar que o DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, apenas torna mais fácil o acesso às suas informações. Com uma simples consulta pela internet e pelo fato de conter a chave numérica desse acesso, ele possibilita que a existência de uma nota fiscal seja confirmada ou não pelo seu detentor. Também é obrigatório que um código de barras seja apresentado nesse documento, para facilitar a leitura da chave.

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Qual é a função do DANFE?

Esse documento tem outras funções além de acompanhar a circulação de mercadorias e comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica. Por exemplo, se o destinatário do produto não for o emissor da NF-e, é possível que o DANFE seja usado como auxílio para a escrituração contábil da transação.

Para esses casos, tal documento tem que ser arquivado durante o prazo exigido para as notas fiscais. Além disso, o DANFE também é usado no ato da entrega do produto ou serviço, para guardar a assinatura do destinatário e servir como comprovante de toda a operação.

O uso de Formulário de Segurança é obrigatório?

A obrigatoriedade do uso do formulário de segurança só ocorre quando se emite a Nota Fiscal Eletrônica, ou em casos de contingência. Em situações de uso do formulário para imprimir o DANFE, tal processo agora é mais simples e dispensa a exigência da AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais) e do Regime Especial. Dessa maneira, só é necessário uma aprovação do PAFs (Processo de Aquisição de Formulário de Segurança) da Secretaria de Fazenda do seu estado.

Quais são os elementos obrigatórios e os layouts padronizados?

Além do código de barras, que torna possível uma leitura pelo leitor óptico, e da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, existem outros itens que devem constar na NF-e e, consequentemente, no DANFE, como a placa do veículo, a descrição das mercadorias, a natureza da operação, e o horário e a data de saída do produto.

Outro fator importante que deve ser seguido é o layout padronizado. O modelo desse layout pode ser acessado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, disponível no Manual de Integração – Contribuinte, mantido pelo Ministério da Fazenda.

A emissão do DANFE pode ser realizada em mais de duas folhas, mas elas devem estar numeradas. Para que fique completo, é necessário colocar algumas informações, como a série e o número da Nota Fiscal Eletrônica, se é Entrada ou Saída, o tipo de operação, o código de barras, chave de acesso e a quantidade total de folhas. Além disso, também precisam constar informações do emitente, como CNPJ, razão social, Inscrição Estadual do Substituto e Inscrição Estadual.

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Quem pode imprimir o DANFE e quando ele deve ser impresso?

Esse documento tem que ser impresso pelo emissor da Nota Fiscal Eletrônica, antes da mercadoria ser circulada, visto que é necessário que o trânsito de um produto documentado pela NF-e seja acompanhado do seu DANFE.

Outro ponto importante é que ele pode ser impresso ou reimpresso sempre que for necessário para atender às obrigações relativas às tarifas tributárias dos envolvidos. Porém, nos casos de reimpressão, o documento deve evidenciar essa informação.

Como emitir o DANFE?

A maneira recomendada pelo Ministério da Fazenda é que a emissão seja feita utilizando o mesmo sistema que gerou a Nota Fiscal Eletrônica, pois não podem existir diferenças dos dados desses dois documentos. Isso significa que, para emitir o DANFE, o emissor deve apenas configurar o sistema gerador da NF-e.

Vale frisar que o DANFE tem que ser impresso em papel comum. Também é possível imprimir em folhas soltas, formulário de segurança, formulário contínuo ou formulário pré-impresso. Entretanto, quando a transação comercial é realizada fora do estabelecimento, tal documento deve ser menor do que uma folha A4, sendo chamado de “DANFE simplificado”.

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Como se dá a questão da segurança do DANFE?

Na verdade, a segurança de um DANFE diz mais respeito à Nota Fiscal Eletrônica a que ele se refere, visto que a chave contida nesse documento que possibilita, por meio de uma consulta no SEFAZ, a verificação da qualidade da operação, analisando se ela está regulamentada pelo documento fiscal hábil (a Nota Fiscal Eletrônica, no caso), e a qual operação o DANFE se refere.

É possível imprimir os produtos em mais de um DANFE?

O Ministério da Fazenda afirma que deve existir somente um DANFE por NF-e. No entanto, tal documento pode ser emitido em mais de uma folha, como foi visto anteriormente. Além do mais, o contribuinte pode usar até metade (50%) da área livre do verso do DANFE. E pelo fato desse documento ser único, deve ser constado o mesmo código de barras representativo da Nota Fiscal Eletrônica em todas as suas folhas.

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O DANFE pode conter elementos adicionais?

Caso o emissor da mercadoria julgue outras informações importantes, como os dados do produto e do transportador, é possível que ele os adicione ao DANFE sem que se tenha uma autorização especial.

No entanto, essas informações devem ocupar no máximo até a metade do verso do documento (50%). Outros elementos gráficos (a logo do emissor, por exemplo), podem ser adicionados, porém não devem prejudicar a leitura do código de barras pelo leitor óptico ou a leitura da chave de acesso.

O DANFE é um documento muito importante e, para que ele seja emitido, é necessário que se leiam todas as informações e detalhes com bastante cautela, para assim evitar dor de cabeça no futuro.

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