Como melhorar a produtividade na empresa: 6 providências práticas

por Equipe QuickBooks

5 minutos de leitura

Quem procura saber como melhorar a produtividade na empresa, precisa começar entendendo perfeitamente este conceito.

Produtividade nada mais é que uma relação entre aquilo que é produzido e a quantidade de recursos usados para isso.

Quanto mais se consegue produzir, utilizando a menor quantidade de recursos, maior a produtividade.

Assim, um restaurante que serve o “prato do dia” para 200 pessoas na hora do almoço, é mais produtivo que um que serve apenas 150 (do mesmo prato) nesse período, lembrando que o tempo também é um recurso.

Da mesma forma, uma fábrica que produz 10.000 unidades de uma determinada peça usando uma quantidade X de energia elétrica, é mais produtiva que outra, que produz o mesmo número de peças idênticas, só que empregando uma quantidade maior de energia, 1,2 X, por exemplo.

Assim, existem duas maneiras práticas de como melhorar a produtividade na empresa:

  • Ou se diminuem os recursos empregados para produzir a mesma quantidade
  • Ou se aumentam os resultados alcançados, com os mesmos recursos

E, o melhor dos mundos, é quando se consegue fazer as duas coisas ao mesmo tempo.

Nesta postagem, você vai ver 6 sugestões práticas de como melhorar a produtividade na empresa de uma forma bastante ágil e assertiva.

Como melhorar a produtividade na empresa

Antes de passarmos nossas 6 dicas de como melhorar a produtividade na empresa, é importante fazer um alerta: não adianta melhorar a produtividade se a qualidade do que é entregue para o cliente final cai.

Na verdade, tudo é uma questão de posicionamento do seu negócio. Pode ser que sua empresa atenda um público menos exigente, e a qualidade não é exatamente seu forte, seu diferencial pode ser a agilidade e rapidez, digamos.

Como exemplo, pense na diferença da qualidade da comida entregue por um restaurante fast food se comparado a um restaurante “à la carte”.

Mas, é claro, sempre existirá um nível mínimo de qualidade aceitável, para qualquer público-alvo.

Por isso, lembre-se: cortar gastos e custos indiscriminadamente não é uma maneira inteligente de como melhorar a produtividade na empresa.

É preciso pensar nas consequências em termos do valor percebido diante dos olhos do cliente que seu produto ou serviço pode perder com essas medidas.

Vamos às dicas de produtividade empresarial, então.

1- Home office

Uma pesquisa publicada pela Harvard Business Review mostrou, em determinado experimento, que os indicadores de produtividade dos funcionários que trabalhavam em casa era 13.5% maior, em comparação com os que estavam no escritório.

Além disso, trabalhadores remotos não gastam a energia elétrica da empresa, não desgastam suas instalações e equipamentos, nem usam materiais e suprimentos da empresa. Até mesmo a necessidade de aluguel de salas diminui.

Aumenta-se a produtividade e diminuem-se custos, ótima maneira de como melhorar a produtividade em uma empresa.

Ficou interessado em saber mais? Então, veja algumas dicas para implementar uma cultura produtiva de home office na sua empresa.

2- Melhoria de processos

A melhoria contínua de processos consiste em torná-los mais eficientes e eficazes por meio de análises para descobrir pontos que podem ser otimizados, onde haja atrasos e gargalos produtivos, por exemplo.

Usualmente isso se faz por meio de técnicas de BPM (Business Process Management) e existem, inclusive, softwares gratuitos baseados na nuvem próprios para isso, e que utilizam uma interface simples de se aprender rapidamente a usar pelos usuário, o chamado Low Code BPM.

3- Terceirização via crowdsourcing

Encontrar bugs em aplicativos (Crowdtest), criar logotipos e outros materiais de comunicação (We Do Logos e eYeka) , terceirizar a limpeza dos escritórios (Blumpa) e até encontrar acomodações mais baratas nas viagens de negócios da empresa (Airbnb).

Estas são apenas algumas das possibilidades do Crowdsourcing (sites que integram muitos fornecedores de um serviço com empresas e pessoas que precisam deles) que você pode utilizar para aumentar a produtividade em seu negócio.

4- Drives compartilhados

Ao disponibilizar uma “única fonte da verdade”, onde os arquivos mais usados pela empresa estão guardados na nuvem e com acesso remoto por qualquer dispositivo móvel, o tempo gasto pelos funcionários para abrir e responder e-mails (que pode comprometer até 20% da jornada) desaba, principalmente se estes arquivos forem editáveis em tempo real e por vários usuário simultaneamente.

O Dropbox, o Box e, com possibilidade de edição em tempo real, o Google Drive e o OneDrive são alguns dos mais conhecidos.

5- Uso de softwares de gerenciamento financeiro

Ao usar um software específico para esta tarefa, seus controles de custos, alocação de investimentos, controle de fluxo de caixa, previsões de receitas e outras atividades serão feitas com muito mais agilidade e, principalmente, precisão: você faz as coisas mais rápido e melhor, além de economizar recursos, com um gerenciamento financeiro adequado.

6- Automatização de tarefas

Tarefas que tomam tempo de funcionários e que poderiam ser substituídas pela automação permitem que este recurso humano caro se dedique a outras atividades mais rentáveis para seu negócio.

Uma das maneiras mais usadas de se fazer isso é automatizando tarefas repetitivas ao integrar aplicativos baseados na nuvem por meio de APIs (protocolos da internet que permitem que dois apps “falem” entre si).

Assim, por exemplo, se sua empresa é um e-commerce, toda vez que um pagamento for aprovado por seu meio de pagamento, uma nota fiscal pode ser automaticamente emitida ou um lançamento ser feito em seu sistema de controle financeiro.

Estas foram apenas 6 dicas de como melhorar a produtividade na empresa, o importante é ter essa noção do equilíbrio necessário entre recursos empregados e os resultados obtidos, levando em conta a qualidade desejada, e procurar a melhor a maneira de fazer seu negócio atingir esse balanço ideal.

Este texto foi escrito por Marcus Ribeiro, Entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job]

 

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