Como funciona a retenção de impostos na nota fiscal?

por Equipe QuickBooks

3 minutos de leitura

Uma das coisas mais importantes para manter a gestão financeira da sua empresa em dia é saber como funciona o recolhimento de impostos sobre o que você vende. Em alguns casos, a retenção acontece na nota fiscal (NF). Em outros, por meio de pagamentos únicos.

Para que você entenda melhor essa história e mantenha seu negócio quite com o Fisco, montamos uma lista dos principais tópicos. Acompanhe!

O que é imposto retido na nota fiscal?

É o imposto que deve ser pago sobre o valor do produto ou do serviço comercializado pela sua empresa, e que é descontado diretamente na nota fiscal.

Ou seja: ao invés de emitir a NF com o valor integral daquilo que você vendeu, ela deve ser emitida com os descontos referentes a esses impostos. Eles são recolhidos pelo seu cliente e por você, que também deve declarar à Receita tudo o que foi pago por ambos.

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Quem tem imposto retido na nota fiscal e quem paga o imposto depois?

Todos os empreendedores formalizados precisam pagar impostos sobre o que vendem. E podemos dividir essas tributações em duas modalidades:

  1. Empresas optantes pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido têm o imposto retido na nota fiscal. Isso significa que o valor acertado com o cliente não será recebido integralmente, mas, com os descontos desses tributos;
  2. Microempreendedores individuais e micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional não têm o imposto retido na nota. Mas, o que vendem (e, portanto, tem nota) gera um imposto que deve ser pago depois, por meio de guia – uma espécie de boleto.

Quais são os impostos que podem ser retidos na nota ou pagos depois?

Os federais são o PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), Imposto de Renda e INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Já para os municípios é aplicado o ISS (Imposto sobre Serviços).

Veja como se organizar para não perder as datas de pagamento dos impostos

Como acontece a retenção de imposto na nota fiscal?

Se a sua empresa não se enquadra nos casos em que é possível pagar os impostos por meio de uma única guia depois da nota emitida, é preciso fazer a retenção.

Na prática, isso significa que você – ou o seu contador – calcula cada imposto sobre o valor da sua venda para que esse desconto seja feito na nota fiscal. E um detalhe: cada imposto vai ser recolhido em momentos diferentes. O Imposto de Renda, por exemplo, é descontado no pagamento. Já o INSS é recolhido na emissão da NF.

Para você que é MEI – Microempreendedor Individual

O microempreendedor individual não precisa recolher impostos sobre as notas fiscais que emite. Isso acontece porque, sendo MEI, você já paga uma tributação mensal fixa que engloba todas as taxas necessárias.

Esse imposto é o DAS, que é emitido com o número do CNPJ no portal do Empreendedor, da Receita Federal. Portanto, você pode emitir notas fiscais à vontade sem precisar calcular nada sobre elas. Mas não se esqueça: para ser MEI o faturamento não deve ultrapassar 60 mil por ano.

Outro detalhe bacana é que o microempreendedor individual não precisa emitir nota fiscal sempre: só quando o produto ou o serviço é comercializado para uma empresa. Se o cliente for pessoa física, não é necessário – a menos que ele queira.

Para você que é ME ou PE – Micro ou Pequena Empresa

Neste caso, dependendo da sua atividade, é possível optar pelo Simples Nacional, que agrupa todos os impostos de notas fiscais em um pagamento único. Esse pagamento deve ser feito até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão das notas.

Você pode gerar a guia de pagamento no portal do Simples Nacional, ou, contratar um contador que faça essa tarefa. A notícia boa é que você não precisa deixar para saber o quanto vai pagar de imposto só quando o boleto chegar.

Como uma ferramenta de gestão financeira pode facilitar esse processo

Com uma ferramenta de gestão financeira que calcule os valores, é possível conferir antes – e assim, planejar as contas. Na ferramenta de fluxo de caixa do QuickBooks ZeroPaper, por exemplo, você controla os impostos e fica por dentro de todas despesas, livrando-se do peso das surpresas que saem caras. Vale lembrar que essa solução é gratuita, fácil de usar e segura!

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