Folha de pagamento: tudo o que você precisa saber

por Equipe QuickBooks

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Normalmente, todo início de mês é marcado pelo fechamento da folha de pagamento. O que deixa colaboradores e empregadores ansiosos, afinal, enquanto para o colaborador é chegado o momento de receber o tão esperado salário, para o empregador é hora de correr atrás da gestão da folha de pagamento, observando números, descontos e impostos.

Com o objetivo de tornar esse início de ano mais leve e tranquilo para os empregadores, preparamos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre a folha de pagamento: o que é, como é elaborada e quais são seus principais pagamentos e descontos. Confira!

O que é?

Com função operacional, contábil e fiscal, a folha de pagamento informa as atividades trabalhistas de cada funcionário para o pagamento de salário, além de apresentar o valor bruto, líquido e descontos recebidos a cada mês. É um documento que fica disponível para a fiscalização e que evita problemas no caixa do seu negócio e, até mesmo, em processos trabalhistas.

É importante saber: tanto a elaboração da folha como a entrega do recibo de pagamento são obrigatórias para todas as empresas, sejam elas micro, pequenas, médias ou grandes. E como a organização de cada documento envolve atenção a números, cálculos e porcentagens, uma boa dica é buscar a ajuda de profissionais da contabilidade.

Como fazer a folha de pagamento?

Não há um modelo oficial para elaborar a folha de pagamento, mas ela deve apresentar as seguintes informações: salário de contratação, faltas, atrasos, afastamentos, descontos de encargos sociais, forma de pagamento e data para o pagamento de salário.

Salário bruto e salário líquido: qual é a diferença?

Enquanto o salário bruto, também chamado de salário base, é o valor total da remuneração mensal sem contar com os descontos, o salário líquido é aquele que é depositado na conta do trabalhador com os proventos.

Mas, o que são proventos?

É aquela parte do salário em que estão incluídos os outros valores que o funcionário tem direito a receber, como horas extras, adicional noturno, comissão e insalubridade.

E os descontos?

São os valores que precisam ser recolhidos para o pagamento do salário e que fazem o negócio estar em dia com a Receita Federal, Previdência Social e Ministério do Trabalho, tais como: INSS, vale-refeição, vale-transporte, faltas sem justificativa, atrasos, contribuição para o Sindicato, Imposto de Renda e adiantamento de salário. Saiba como calcular cada desconto da folha de pagamento.

Como manter o controle no fluxo de caixa?

Para evitar surpresas no fluxo de caixa do seu negócio, uma boa dica é criar uma reserva de salário para controlar custos que estão previstos nos direitos trabalhistas dos colaboradores. Isso vale para reservar todo mês aquele 1/3 de férias, previsão de 13º salário e de FGTS.

Para fazer o cálculo, divida cada um desses valores pelos 12 meses de trabalho, lembrando que a reserva com FGTS inclui: 8% sobre o salário dividido por 12 meses para o 13º salário e 8% sobre 1/3 do salário dividido por 12 meses para férias.

Como as novas tecnologias podem facilitar a gestão da folha de pagamento?

Colocar todos esses valores na ponta do lápis fica mais fácil com a ajuda das novas tecnologias, não é mesmo? Por isso, ferramentas para o fluxo de caixa online como o Quickbooks ZeroPaper são superindicadas. Um jeito simples, prático e rápido para organizar cada centavo do seu negócio sem ficar dependendo de trabalhosas planilhas.

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Leia também: Como gerenciar uma folha de pagamento de forma eficiente?

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