A importância da comunicação interna em pequenas empresas

por Equipe QuickBooks

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A comunicação interna nas empresas é a área responsável pelas interações e relacionamentos dentro das organizações. Muitos empresários de pequenas e médias empresas ainda cometem o erro de subestimar a importância desse setor para o sucesso de seu negócio, mas, ao contrário do que se deduz comumente, investir na comunicação interna não deve ser uma preocupação apenas para as grandes empresas. A negligência nesse setor gera problemas ao microempresário que poderiam facilmente ser evitados com ações simples e planejadas.

Para evitar que a sua empresa caia esse erro, preparamos o post de hoje sobre a importância da comunicação interna nas empresas e seus benefícios. Confira!

O que é comunicação interna

Pode-se definir comunicação interna como o conjunto de atividades, ações e estratégias para estabelecer canais de interações efetivos, ágeis e transparentes entre todos os elementos que integram internamente uma empresa ou instituição.

É importante ter em mente que uma boa comunicação dentro da empresa não é estabelecida apenas da diretoria para os públicos. As redes comunicativas devem ter caráter relacional, definindo todos os elementos como emissores e receptores do processo de comunicação. Dessa forma, é fundamental enxergar cada integrante de uma empresa como um participante ativo desse sistema.

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A comunicação interna em pequenas empresas

Suponha que um cliente entre em contato com uma empresa buscando um determinado serviço, que ainda não é oferecido por esta empresa, mas será ofertado brevemente. Se a pessoa ou setor responsável pelo atendimento não tiver esse conhecimento, a empresa pode perder um futuro cliente e corre o risco de ter sua imagem afetada negativamente. Esse é apenas um exemplo prático em que a comunicação bem estruturada dentro da empresa poderia facilmente evitar uma perda para o negócio.

Uma comunicação bem implantada dentro de uma empresa não apenas evita erros, mas facilita tomadas de decisões e acelera processos. O tamanho do empreendimento estabelece a maneira como a comunicação interna será instaurada.

Uma empresa média ou pequena viabiliza a interação direta entre os empregados, uma vez que há maior contato presencial entre as pessoas. A proximidade também é possibilitada pela menor quantidade de departamentos, setores e funcionários.

Essa característica de empresas menores deve ser utilizada de forma consciente e planejada, para que exista sintonia e comprometimento dentro da equipe. Conscientizar e motivar os empregados é imprescindível para que todos estejam de acordo com os valores e metas da empresa.

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A importância de uma boa comunicação interna

A boa comunicação integra funcionários, colabora para o desenvolvimento organizacional e está intrinsecamente ligada à credibilidade e à imagem da empresa.

Em empresas menores, é comum que a comunicação interna seja exercida “naturalmente” pela gerência, sem receber a devida importância e atenção.

Os funcionários formam o primeiro público de qualquer organização. É extremamente desejável que os empregados tenham uma boa imagem da organização e se sintam motivados a ponto de realmente “vestirem a camisa” — ou seja, se sentirem parte constituinte importante para o sucesso do negócio.

Benefícios trazidos pela comunicação interna nas empresas

Redução dos ruídos de comunicação

Uma comunicação bem aplicada dentro de uma empresa evita o excesso de “ruídos de comunicação”, ou seja, as conversas paralelas, boatos e rumores criados e espalhados dentro da organização.

Em médias e pequenas empresas o custo da comunicação bem aplicada é menor do que nas grandes, visto que a quantidade de funcionários também é menor. A aproximação da gerência e dos empregados — garantindo o espaço comunicativo para todos — evita erros que seriam causados por falta de entendimento entre os elementos.

Produtividade

Não há dúvidas de que empregados motivados e satisfeitos produzem mais do que funcionários desmotivados, gerando benefícios para a empresa. Um colaborador que entende o funcionamento e os processos diários sabe a importância de seu papel na organização e entende como é fundamental desempenhar suas tarefas de forma eficiente.

Outro importante ponto adquirido com a boa comunicação interna é o treinamento e capacitação do profissional. Por meio de reuniões, memorandos e simples avisos, uma organização pode melhorar consideravelmente aspectos importantes, como o atendimento ao cliente.

Imagem e credibilidade

Muitos empresários ainda carregam a falsa noção de que investimentos diretos em marketing — essencial para a organização — conseguem abranger as necessidades e possibilidades que dizem respeito à imagem de uma empresa. A verdade é que é importante que os funcionários se sintam bem em seu ambiente de trabalho, uma vez que opiniões negativas que partem da equipe tendem a ter grande relevância para os públicos externos, já que é uma “opinião de dentro”.

Mesmos os empregados que não lidam diretamente com o público precisam estar aptos para representar a empresa em qualquer situação, principalmente dentro da comunidade. A facilidade com que opiniões e textos são compartilhados e distribuídos pela internet realçam ainda mais esse aspecto da comunicação interna. Nenhuma empresa deseja ter seu nome ligado a uma publicação negativa, principalmente vinda de um agente interno.

Primeiros passos para investir em comunicação interna em pequenas empresas

O investimento na comunicação dentro de uma empresa depende do tamanho e das necessidades da organização. É desejável que pelo menos um profissional qualificado seja responsável por esse setor, mas existem ações práticas e simples que podem ser adotadas para aprimorar a comunicação interna de uma empresa.

Mural de recados

Um mural de recados é uma medida eficaz e extremamente simples. Coloque um mural em um local estratégico na empresa, visível para todos, que servirá para anexar avisos importantes. O mural poderá servir para informar os empregados sobre dias de folga, dias especiais com horários diferentes de funcionamento e para outros avisos da gerência.

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O mural de recados também deve estar disponível para os empregados que queiram deixar seus próprios avisos. Esses recados podem ser autorizados pela gerência de acordo com sua relevância. Apenas lembre-se de que uma boa comunicação interna trabalha também de forma horizontal, em que todos podem contribuir para o processo comunicativo.

Reuniões gerais periódicas

Reuniões gerais de tempos em tempos podem ser extremamente úteis para reforçar avisos, explicar metas, discutir questões recentes e aproximar a equipe. Mantenha seus colaboradores atualizados e motivados.

A frequência das reuniões gerais varia de acordo com a necessidade da empresa. Faça testes e encontre a periodicidade mais adequada para seu negócio.

De acordo com a capacidade e a necessidade da empresa, podem-se adotar outras ferramentas de comunicação interna, como um boletim informativo. O meio adequado para informar algo depende do conteúdo, do público a que se destina e da periodicidade ou urgência da informação. Por isso, cabe a você avaliar e decidir.

Entender a importância da comunicação interna nas empresas é fundamental para impulsionar o sucesso de qualquer negócio. Investimentos simples nessa área podem fazer toda a diferença em médias e pequenas empresas.

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