Qual o papel do fluxo de caixa no planejamento financeiro?

por Equipe QuickBooks

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Gerir as questões financeiras com excelência é algo fundamental para que um negócio seja bem sucedido. Nesse sentido, o fluxo de caixa é de extrema importância para a otimização e a alocação dos recursos financeiros de um empreendimento. Administrar um empreendimento lançando mão de um recurso como este torna um negócio muito mais confiável aos olhos dos fornecedores, investidores e até mesmo aos clientes.

Como começar a fazer um fluxo de caixa

O primeiro passo para começar um fluxo de caixa é fazer um levantamento do seu saldo inicial, incluindo dinheiro que entra e sai do caixa, saldos bancários, cheques e estoque. Se você está começando a montar o seu agora, contabilize o que tem de dados hoje. Diariamente, devem ser anotadas as entradas e saídas da sua empresa, não se esquecendo de nada (vendas à vista, pagamentos de salários, impostos, fornecedores etc.).

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Há várias formas de fazer isso, incluindo manualmente e com uma planilha. Mas a solução ideal é usar uma ferramenta específica para essa função, como o QuickBooks ZeroPaper. Organização é fundamental neste processo de gestão e controle financeiro, mas para tal, recomendamos a implantação de um sistema de automação integrado, fazendo a comunicação entre todos os setores da empresa como compras, recursos humanos e financeiro.

Levantamento de informações

As informações que irão compor o seu fluxo de caixa deverão ser levantas a partir de dados conhecidos e projetados. Com isso, você terá um levantamento de todo o seu recurso disponível e dos pagamentos programados, definindo uma linha financeira real do seu negócio.

Movimentações de caixa

Saldo inicial refere-se a todo valor existente na sua empresa no período inicial do levantamento. Aqui entram saldos bancários, dinheiro, cheques (mesmos os pré datados), cartões de crédito e débito, estoque disponível etc. As entradas de caixa referem-se a todos os recebimentos que sua empresa tem diariamente. Diferente das entradas de caixa, as saídas são relativas a todos os pagamentos e compras que são feitos. Neste caso é preciso contabilizar inclusive os brindes, cortesias, pro labores, telefone, material de escritório etc. Este é valor resultante da soma entre o saldo inicial e as entradas, subtraindo as saídas.

Categorizando as entradas e saídas

Para fazer um fluxo de caixa perfeito, é preciso separar as entradas e saídas em categorias. Um exemplo pode ser separando as saídas em despesas, fornecedores e outras. Dentro de despesas, pode haver ainda uma nova categorização, separando as despesas administrativas das comerciais, por exemplo. O mais importante é manter todas as saídas semelhantes em um mesmo tipo de lançamento. Com as entradas, deve ser da mesma forma e cada tipo de recurso deve ser lançado de forma categorizada.

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Definindo centros de custos

Para que os lançamentos sejam mais precisos ao fazer fluxo de caixa, é importante que centros de custos sejam definidos para cada tipo de transação efetuada. Com isso, você conseguirá analisar quais as entradas e saídas relacionadas a cada departamento e tipo de despesa, auxiliando na análise do destino de cada operação financeira do seu negócio. Planejamento e integração entre os colaboradores é a chave para que tudo seja registrado de forma mais fiel possível.

Fluxo de caixa projetado

Com o crescente número de clientes (e até mesmo sua empresa) pagando a prazo, é preciso fazer projeções. Para isso, você deverá lançar todas as entradas e saídas futuras (cartões de crédito, duplicatas, financiamentos, venda parcelada etc.). O fluxo de caixa projetado indicará as melhores datas para pagar fornecedores e estabelecer outras datas de vencimentos, por exemplo. Funcionará como um termômetro para mostrar qual o seu período entre vender e receber uma mercadoria, quando repor o estoque, qual o seu poder de negociação, entre outros.

Ao fazer um fluxo de caixa projetado você terá dados para avaliar seu negócio a médio, curto e a longo prazo. Uma boa métrica de avaliação é comparar o realizado com o projeto, de modo a identificar o que se concretizou e o que ficou deficitário. Com estes dados você identificará direitinho o que precisa aperfeiçoar no seu negócio e quais processos e mercadorias estão caminhando bem.

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Planeje e gerencie o estoque

Como dissemos, estoque é dinheiro. Mesmo que seja um capital imobilizado, você fará seus recursos girarem através do seu estoque. Perguntas como “qual o limite mínimo e máximo de estoque de cada mercadoria?” devem ser respondidas para lhe ajudar no controle dos seus recursos. Ao avaliar seu estoque, reveja seus produtos e a venda de cada um. Talvez seja a hora de você reavaliar algumas coisas que você vende, focando mais nos que mais te dão retorno financeiro e visibilidade.

Analisando saldos negativos

Não necessariamente saldo negativo é sinal de prejuízo. Saldo é o que ficou no caixa, lucro ou prejuízo é o resultado da apuração do resultado entre as vendas menos despesas e custos. Acontece que se o saldo ficar negativo com frequência, é preciso acender um alerta, já que mais dinheiro está saindo do que entrando efetivamente.

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