Dinheiro da caixinha: como administrar o valor guardado

por Equipe QuickBooks

3 minutos de leitura

Manter uma pequena quantidade de dinheiro no escritório ou na loja torna muito mais fácil para gerentes de escritório, contadores e supervisores cobrir despesas pequenas e ocasionais. Mas, apesar de o valor em espécie ser uma quantidade de dinheiro relativamente reduzida, ele pode ser facilmente roubado ou usado inapropriadamente se não for bem administrado.

  • O que fazer: designe um valor monetário razoável

Estabeleça um saldo inicial para o dinheiro da caixinha. Ele deve ser pequeno o suficiente para que os funcionários não queiram roubá-lo, mas grande o suficiente para que você não tenha que repor muitas vezes. Escolha um valor que você acredite que cobrirá pequenas despesas de escritório por cerca de um mês.

  • O que fazer: especifique no que pode ser usada

Em seu artigo para o Institute of Internal Auditors, o auditor bancário Umair Danka observa que há um risco significativo de o dinheiro do caixa ser gasto em atividades não empresariais. Para evitar isso, certifique-se de que seus funcionários saibam de antemão no que o dinheiro em caixa pode e não pode ser gasto.

O dinheiro da caixinha é geralmente usado para dar troco para os clientes e pagar por despesas pequenas e imprevistas que surgem. Registre sua política de dinheiro do caixa por escrito e ofereça alguns exemplos de despesas apropriadas. Por exemplo, esse dinheiro pode ser usado para pagar postagens adicionais, papel, café ou outros suprimentos básicos de escritório. Também é possível determinar que as transações de caixa pequena fiquem abaixo de um certo valor monetário, por exemplo, R$ 100.

  • O que fazer: exija que os funcionários justifiquem as despesas

O dinheiro do caixa geralmente não é uma despesa significativa para a empresa. No entanto, não responsabilizar os funcionários por ela pode encorajar o roubo ou uso inapropriado dos recursos da empresa.

Exija que os funcionários mantenham um registro atualizado de cada transação de dinheiro do caixa, junto com os recibos. Cada transação deve incluir a data, o valor e o que foi comprado. Revise esse registro antes de repor o fundo do dinheiro do caixa.

  • O que não fazer: não dê acesso ao caixa para todos os funcionários

Se todos os funcionários têm acesso ao caixa, isso resulta em um registro incorreto ou na sua ausência. Em vez disso, designe um funcionário responsável pelo dinheiro do caixa. Essa pessoa determinará se uma despesa é apropriada, entregará o dinheiro a funcionários que precisam dele e garantirá a atualização do registro de despesas.

  • O que não fazer: não deixe o dinheiro sem supervisão

O dinheiro em caixa é um ativo de alta liquidez, o que significa que pode ser facilmente roubado. Mesmo que você confie nos seus funcionários, o dinheiro deixado em uma mesa pode ser roubado por um visitante do escritório ou um cliente. Para não correr esse risco, mantenha esse valor em um arquivo ou gaveta trancados. Você e o funcionário designado para supervisionar o fundo devem ser os únicos a ter chaves.

  • O que não fazer: não deixe a caixa pequena fora dos seus livros contábeis

O dinheiro em caixa é uma quantidade de dinheiro pequena, mas que cresce rapidamente conforme é reposta. Para monitorar o dinheiro, crie uma conta de caixa na seção de ativos no seu plano de contas. Quando estiver pronto para repor o fundo, registre as despesas no seu software financeiro com base no registro de despesas de caixa. Em seguida, registre a reposição debitando da conta de caixa pequena e creditando a conta bancária utilizada para reabastecer o fundo.

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