4 dicas para controlar as contas a pagar da sua empresa

por Equipe QuickBooks

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Você sabia que uma boa gestão das contas a pagar de sua empresa irá beneficiá-la como um todo? Empresas de qualquer porte e independentemente do seu estágio no ciclo de vida precisam ter o fluxo de caixa organizado, para garantir até mesmo a continuidade do negócio.

As contas a pagar são constituídas por diversos tipos de gastos em uma empresa que sejam utilizados para a manutenção das atividades de um negócio, como a compra de mercadorias ou matéria-prima, máquinas, salários dos funcionários, impostos, aluguéis, empréstimos, entre outros.

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É crucial lembrar que estes são compromissos assumidos com terceiros e que, independentemente de seus fluxos de entrada, deverão ser pagos de acordo com as datas acordadas. Por isso, separamos para você hoje 4 dicas para organizar as contas a pagar da sua empresa.

1 – Não confunda os gastos de pessoa física com os de pessoa jurídica

A primeira e talvez uma das mais importantes dicas na hora de administrar o fluxo de caixa, principalmente as contas a pagar de sua empresa, é a necessidade de separação das contas de pessoa física (PF) e de pessoa jurídica (PJ) — ou seja, do dono da empresa e da organização em si.

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Além de respeitar o princípio contábil da Entidade, que versa sobre a importância dessa separação, esse raciocínio permite que muitos descontroles sejam evitados. Os recursos financeiros da empresa devem ser utilizados única e exclusivamente no negócio e usá-los pagar contas como combustíveis, lanches e refeições ou outras despesas particulares pode desequilibrar o controle financeiro de uma empresa.

Lembre-se também de não pagar as despesas da empresa com dinheiro dos sócios. É preciso ter o mesmo cuidado na separação dos gastos, o que facilita não só a gestão financeira, mas também, posteriormente, a declaração de imposto de renda PJ e PF.

2 – Tenha organização

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica e o uso de planilhas ajudam bastante, mas ainda é necessário ter um bom controle financeiro. É preciso criar um fluxo de caixa para que a documentação recebida no almoxarifado, por exemplo, relativa à aquisição de mercadorias, chegue em tempo hábil e de forma correta ao departamento de contas a pagar.

Nesse departamento, deve-se observar a organização física dos documentos, com pastas ou ainda arquivos que podem ser separados por fornecedor ou data, de acordo com o que for melhor para a empresa. É interessante também que sejam criados relatórios para que você possa entender e conhecer melhor as contas de sua empresa, o que pode auxiliar em futuras decisões.

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Além disso, é preciso tomar cuidado com contas a pagar, como as de consumo, representadas pelas faturas de energia elétrica e telefone, por exemplo, e pelas guias de pagamento de impostos. Observe que, em muitos casos, quando o pagamento cai no sábado ou domingo, a quitação dos impostos deverá ser efetuada na sexta-feira anterior. Assim, a organização e o entendimento das datas de pagamento se fazem cruciais nas suas contas a pagar. Caso essa responsabilidade seja transferida para o contador, deverão ser exigidas prestações de contas dos impostos e valores que foram pagos.

Procure desenvolver em seu negócio a cultura da organização dos documentos, principalmente em uma área tão sensível como a de contas a pagar. Quando uma compra é efetuada, além da conferência do estoque, é preciso que os funcionários exijam a nota fiscal, que, inserida em um sistema integrado, já irá gerar a informação de que existem valores a pagar.

É preciso então que se exija, além do documento fiscal, um boleto ou uma conta corrente vinculada ao CNPJ da empresa a receber, uma vez que isso permitirá identificar o pagamento ao fornecedor no sistema.

Essa organização de dados e documentos evita que sejam feitos pagamentos em duplicidade ou para o fornecedor errado, auxiliando também na conferência de eventuais pagamentos que não foram feitos e na identificação de erros.

3 – Utilize um sistema de gestão para fazer seu fluxo de caixa

Uma boa gestão de contas a pagar deverá estar pautada no registro de todas as operações. Assim, ao usar um fluxo de caixa aliado a um bom sistema de controle financeiro — uma das ferramentas mais importantes para o gerenciamento de valores —, é preciso que até valores considerados irrisórios sejam devidamente registrados.

O fluxo de caixa demonstra todo o controle de recursos gerados pela empresa e que circulam pelos seus valores de caixa e equivalentes. Nele, devem ser registradas todas as entradas e saídas de recursos, para que assim se conheça a real situação financeira da empresa.

A correta elaboração e utilização do fluxo de caixa permitem, por exemplo, que você conheça suas épocas de maiores e menores fluxos de recursos. Assim, você poderá se programar para o pagamento de suas dívidas e não deixará nada em atraso.

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O registro de pequenos gastos, como cafés, material de limpeza e de copa e cozinha pode parecer, em um primeiro momento, zelo ao extremo, mas no final de um mês ou semestre esses gastos podem representar valores significativos dentro de suas finanças.

Além disso, caso sejam verificadas sobras de recursos, os valores podem ser utilizados para pagamentos à vista e que poderão gerar descontos para sua empresa ou utilizados para quitar dívidas em atraso ou para pagamentos antecipados, que também poderão trazer benefícios para suas finanças.

4 – Evite realizar pagamentos em atraso

É preciso que os pagamentos em atraso sejam evitados ao máximo, já que geram, além da conta que já precisa ser paga, multas e juros, bem como outros problemas para sua empresa. Use o sistema de controle financeiro a seu favor: faça emissão de relatórios com datas de pagamento e utilize o cruzamento dessas datas com os documentos físicos que devem ser pagos.

Caso existam pagamentos em atraso, procure seus fornecedores para negociar juros e multas, o que muitas vezes é possível. O importante é não ficar esperando que o fornecedor lhe cobre — e o seu contato mostra a sua preocupação em resolver o assunto.

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