Qual a importância do SPED para sua empresa?

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O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) representa um aprimoramento de base tecnológica da relação entre os órgãos ficais e os contribuintes. Quando o Governo evolui os mecanismos de fiscalização, acaba por pressionar indivíduos e empresas a adotar tecnologia e adquirir novas competências para lidar com as modificações à medida que surjam.

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Curiosamente, o número de informações exigidas pelo fisco não aumenta com o SPED, são as mesmas que eram registradas antes. O modelo digital, na verdade, significa um processo de modernização do esquema de controle fiscal e impacta diretamente as empresas de qualquer porte, inclusive as Pequenas e Médias Empresas (PME). Entenda melhor a seguir.

Funcionalidades do SPED

O propósito do SPED, cujo processo teve início desde 2007, é transformar os documentos contábeis em documentos digitais. Trabalhar com informações em formato eletrônico contribui para dar maior transparência à entrega dos dados e constitui uma nova forma de relacionamento entre os contribuintes e a Receita Federal.

A clareza na entrega das informações otimiza o processo e traz perspectivas positivas para o funcionamento a longo prazo, com benefícios para ambos os lados e reflexos na sociedade como um todo. A conversão para um modelo digital traz mais rigorosidade à fiscalização e, consequentemente, aumenta a arrecadação pública.

Uma nova etapa do SPED: e-Social

A ideia por trás do e-Social é a unificação na entrega de dados. Embora toda essa informatização da relação com o fisco ainda esteja em processo de implementação e seja gradual, é importante que as empresas se adaptem aos novos modelos e logo estejam habituadas a lidar com a plataforma web.

O e-Social é uma nova etapa do SPED, complementando a empreitada do governo na informatização dos processos, uma iniciativa que também envolve outros sistemas, como o SPED Fiscal, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), por exemplo.

O que muda para as Pequenas e Médias empresas?

Elas devem ser capazes de lidar com os novos modelos o quanto antes. O fato dos dados agora serem no formato digital não anula a necessidade de validação dos documentos, por isso as empresas devem possuir um certificado digital, procurando uma Autoridade Certificadora para isso. A assinatura digital da empresa é o que valida um documento eletrônico.

A adoção de ferramentas de gestão para as finanças também é recomendada, afinal, dentro de pouco tempo não haverá mais contexto que justifique processos que não tenham agilidade ou não sejam fluidos.

O preenchimento dos documentos digitais exige cuidado e atenção em função do detalhamento. O número de informações a ser entregue é o mesmo, a consequência é um aumento da presença fiscal nas transações de qualquer empresa e a diminuição das possibilidades de manobra, inviabilizando que haja fraudes ou sonegação.

O SPED exigirá que as organizações primem pela qualidade das informações que acumulam ao longo do exercício fiscal. Por mais que PME tenham dificuldades em informatizar seus processos, é urgente que implementem o hábito de recolher dados consistentes sob pena de não alcançarem as exigências na altura do processo de escrituração digital. A mudança deve ser cultural – negligenciar a entrada de dados é correr riscos fiscais.