Nota Fiscal de entrada e saída: entenda as diferenças e saiba quando emiti-las

por Equipe QuickBooks

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A Nota Fiscal registra a transferência de uma mercadoria ou serviço entre uma empresa e um cliente (que pode ser outra empresa ou consumidor final). Sua principal função é pautar a contabilidade e o pagamento de impostos. Há necessidade de emissão de nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída, conforme o tipo de transação realizada.

As notas fiscais de entrada são emitidas em diferentes situações. Para entendê-las, é preciso começar por suas definições:

O que é Nota Fiscal de Entrada?

Toda mercadoria ou serviço que entra em uma empresa precisa de registro. Há situações em que o vendedor é desobrigado de emitir Nota Fiscal. Nesses casos, cabe à empresa cliente emitir uma Nota Fiscal para registrar a entrada do produto ou serviço adquirido. Nesses casos, o documento emitido é chamado de Nota Fiscal de Entrada.

Leia também: Conheça os quatro tipos de Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal de Entrada também serve para garantir a legalização do transporte da mercadoria entre o fornecedor e o cliente e deve ser emitida quando:

  • Houver devolução de uma venda, já que o comprador (pessoa física) não emite nota fiscal e o produto vai retornar para o estoque;
  • Um profissional autônomo processe ou industrialize um produto;
  • Produtos enviados para exposições retornem à empresa de origem;
  • Houver entrada de mercadoria importada diretamente do Exterior;
  • O item for arrematado em leilão ou concorrência públicos.

Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada?

O processo de emissão da Nota Fiscal de Entrada é similar ao da Nota Fiscal de Saída. É utilizado o formulário apropriado da empresa emissora do documento, com a marcação específica no campo que identifica a entrada de mercadorias.

Leia também: 5 informações práticas sobre como emitir a NF-e

Quando a nota registra a entrada de um produto obtido de um não contribuinte do ICMS, as informações de alíquotas e cálculo do imposto devem ser deixadas em branco e o imposto será calculado na saída ou revenda do produto.

O que é Nota Fiscal de Saída?

É aquela emitida para o cliente quando adquire seu produto ou serviço. A comercialização de produtos exige emissão prévia, pois as mercadorias não podem circular sem nota. No caso da prestação de serviços, a nota fiscal pode ser emitida posteriormente à execução da atividade.

Como emitir uma Nota Fiscal de Saída?

Com os dados completos do recebedor, a empresa vendedora faz o preenchimento completo da Nota Fiscal de Saída, identificando:

  • O objeto da negociação, com quantidades, valores totais, impostos e Nomenclatura Comum no Mercosul (NCM);
  • As informações de entrega com condições e valores de frete que pode ser CIF ou FOB — incluído ou não no custo da mercadoria. No caso de entrega, é preciso informar os dados do responsável pelo transporte
  • A classificação fiscal da operação, de acordo com o regime tributário da empresa e com a legislação pertinente ao ICMS e Substituição Tributária.
  • Cada nota fiscal, de entrada ou saída, deve ser lançada no respectivo livro de registro de compras ou vendas.

O que são livros de registro de entrada e saída?

Livros de registro são controles de escriturações fiscais obrigatórios para todas as empresas comerciais e que servem para registrar as notas fiscais e o ICMS incidente sobre elas. No caso das indústrias, o livro de registro de entradas tem um modelo diferenciado com campos específicos para o IPI e ICMS das compras de mercadorias.

Os registros são feitos individualmente, para cada nota emitida, em linhas individuais e a escrituração é encerrada no último dia útil de cada período de apuração de impostos. Para efeitos legais e organizacionais, é preciso que a empresa arquive as notas na mesma ordem dos lançamentos no livro de registros.

Leia também: Como e emitir nota fiscal de serviço no QuickBooks ZeroPaper

A emissão de Nota Fiscal de Entrada e Saída, assim como os processos tributários e fiscais do Brasil, é bastante minuciosa. É preciso conhecê-la detalhadamente para evitar erros.

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