Contabilidade básica: lançamentos contábeis de ajuste

por Equipe QuickBooks

4 minutos de leitura

Registrar as transações em seu software financeiro nem sempre é o suficiente para manter seus registros precisos. Se você usa um regime de reconhecimento por competência, seu contador também deve inserir lançamentos contábeis de ajuste para manter seus livros contábeis em conformidade. Se você registrar esses lançamentos antes de gerar os relatórios financeiros, entenderá melhor suas receitas, despesas e situação financeira reais.

Regime de reconhecimento por competência e lançamentos contábeis de ajuste

No regime de caixa, uma empresa registra uma despesa ao pagar uma conta, e uma receita ao receber dinheiro. A questão é que os fluxos de entrada e de saída de dinheiro nem sempre estão alinhados com as receitas e despesas reais. Digamos, por exemplo, que um cliente pague você antecipadamente por seis meses de trabalho. No regime de caixa, a receita aparecerá artificialmente alta no primeiro mês e cairá para zero nos próximos cinco meses.

No regime de reconhecimento por competência, as receitas e despesas são registradas quando realmente ocorrem, não quando a transação em dinheiro acontece. Para colocar essas receitas e despesas no período correto, o contador registrará lançamentos contábeis de ajuste. Para este exemplo, o contador deverá registrar um valor de receita igual para cada um dos seis meses para refletir que a receita é recebida ao longo de todo o período. A transação em dinheiro real continuaria sendo monitorada também no demonstrativo dos fluxos de caixa.

Tipos de lançamentos de ajuste

A maior parte dos lançamentos de ajuste se enquadra em uma destas cinco categorias:

  1. Despesas acumuladas são aquelas que você acumulou, mas não pagou ainda. Uma despesa acumulada comum é um pagamento de juros de empréstimo com vencimento uma vez ao ano. Despesas acumuladas geralmente aparecem como passivos de contas a pagar.
  2. Despesas diferidas são as despesas que você pagou, mas das quais ainda não recebeu o benefício. Pagar seu seguro com um ano de antecedência, por exemplo, é uma despesa diferida. Despesas diferidas aparecem no balanço patrimonial como ativos.
  3. Receitas acumuladas são as receitas obtidas, mas que ainda aguardam pagamento. Elas aparecem como contas a receber, uma conta do ativo.
  4. Receitas diferidas ocorrem quando você foi pago antecipadamente por um cliente, mas ainda não terminou o trabalho. Elas aparecem no balanço patrimonial como um passivo.
  5. Transações calculadas representam despesas e reservas que não têm efeito no caixa da sua empresa. As contas de depreciação e provisão para créditos de liquidação duvidosa são dois exemplos comuns de transações calculadas.

Por que e quando registrar os lançamentos de ajuste

A frequência com que sua empresa registra os lançamentos contábeis de ajuste varia de acordo com as necessidades do seu negócio. Uma vez por mês, por trimestre, uma ou duas vezes ao ano podem ser intervalos adequados. Se você pretende usar o regime de reconhecimento por competência, deve registrar esses lançamentos antes de gerar demonstrativos financeiros para financiadores ou investidores.

Idealmente, você deveria registrar esses lançamentos contábeis antes de tomar decisões financeiras importantes ou avaliar suas finanças. Se os lançamentos não forem registrados, é fácil esquecer as obrigações e obter uma visão distorcida da sua situação financeira. Por exemplo, se tiver um pagamento de juros de empréstimo anual com vencimento em fevereiro, e nenhum passivo estiver refletido nos livros contábeis em janeiro, você superestimará o caixa disponível. Da mesma forma, se fizer um pagamento de seguro empresarial anual e ele não for ajustado, você pode pensar que o custo geral da condução dos negócios aumentou, quando na verdade isso não aconteceu.

Registros dos lançamentos contábeis

Registrar os lançamentos contábeis de ajuste requer um conhecimento aprofundado de contabilidade financeira. Se a pessoa que mantém suas finanças tem somente um conhecimento básico de escrituração, é possível que ela não esteja registrando os lançamentos de ajuste. Um técnico em contabilidade deve saber registrá-los, e um contador especializado certamente saberá cuidar disso.

Os lançamentos contábeis de ajuste podem ser complicados, então é melhor que você não os registre, a menos que seja um especialista em contabilidade. Seu contador, no entanto, pode fazer uma configuração para que os lançamentos contábeis de ajuste sejam registrados automática e periodicamente no seu software financeiro. Dessa forma, você saberá que a maior parte, senão todos os lançamentos de ajuste necessários, estarão refletidos quando os relatórios financeiros mensais forem gerados.

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